Đoàn TNCS Hồ Chí Minh đã đưa ra một số thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đảm bảo tính chuyên nghiệp, trang nhã và dễ tiếp cận người đọc. Những điều này bao gồm sử dụng phông chữ chuyên nghiệp, chia cột để bố cục văn bản, sử dụng hình ảnh và biểu đồ để minh họa nội dung, sử dụng các ký hiệu và từ viết tắt phù hợp, và tuân theo các quy tắc về chính tả và ngữ pháp.
1. Định dạng văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là gì?
Thể thức văn bản Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là hệ thống các quy định về thể thức và nội dung văn bản. Định dạng này bao gồm các yếu tố cơ bản của tài liệu, chẳng hạn như tiêu đề, phần đầu, phần thân, phần kết, chữ ký và ngày tháng. Ngoài ra, định dạng quy định các quy tắc về định dạng, cách hành văn, cách sắp xếp các đoạn văn, mục lục nhằm tạo ra một văn bản được trình bày đầy đủ, rõ ràng, dễ đọc.
Ngoài ra, việc tuân thủ thể thức văn bản còn đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản. Nếu một văn bản được viết đúng thể thức thì nó sẽ dễ hiểu, dễ áp dụng và dễ thực hiện. Điều này đặc biệt quan trọng đối với Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, vì các văn bản do Đoàn ban hành thường có tính chất quan trọng và ảnh hưởng đến hoạt động của Đoàn và những người mà Đoàn đại diện. Vì vậy, việc tuân thủ thể thức văn bản là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của các quyết định, chỉ thị của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
2. Thành phần văn bản bắt buộc của Văn bản ủy quyền:
Mỗi văn bản chính thức của Liên minh phải có các thành phần chính thức sau đây:
2.1. Tiêu đề:
Nhan đề là yếu tố phong cách quan trọng nhất trong văn bản của Đoàn. Nó giúp người đọc dễ dàng nhận ra nội dung và mục đích của văn bản. Tiêu đề được đặt theo cấu trúc “Đoàn TNCS HỒ CHÍ MINH” để làm nổi bật tên Đoàn. Ngoài ra, tiêu đề còn được thể hiện ở trang đầu tiên, góc bên phải, dòng đầu tiên; phía dưới có gạch ngang để ngăn cách nơi và ngày, tháng, năm của văn bản. Dòng có độ dài bằng tiêu đề, giúp tạo sự thống nhất và chuyên nghiệp trong cách trình bày văn bản.
2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản:
Tên cơ quan ban hành văn bản là một thành phần thủ tục quan trọng để xác định tác giả của văn bản. Tên cơ quan ban hành được trình bày ở trang đầu, góc trái, trên cùng, giúp người đọc nắm được xuất xứ và tình trạng của văn bản. Việc thể hiện đúng tên cơ quan ban hành là điều cần thiết để tạo sự tin tưởng và uy tín trong việc phổ biến thông tin.
2.3. Số và ký hiệu văn bản:
Số văn bản và ký hiệu văn bản là những thành phần phong cách quan trọng để xác định tính chính xác và đầy đủ của văn bản. Số văn bản là số thứ tự từ 01 đối với từng loại văn bản ban hành trong nhiệm kỳ của cấp công đoàn đó. Nhiệm kỳ của liên đoàn được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc của Đại hội này đến hết ngày bế mạc của Đại hội tiếp theo. Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập, bên trái văn bản, ghi tên cơ quan ban hành, ngăn cách với cơ quan ban hành bởi 3 dấu sao.
Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt tên loại văn bản, tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, tên đơn vị tham mưu ban hành văn bản. Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu gạch ngang (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa tên cơ quan ban hành văn bản cơ quan và tên đơn vị chủ trì tham mưu văn bản có dấu gạch ngang (-). Việc sử dụng đúng ký hiệu văn bản có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định tính chính xác và đầy đủ của văn bản, đồng thời giúp người đọc dễ dàng nhận ra thể loại văn bản và nguồn gốc của nó.
2.4. Nơi và ngày ban hành văn bản:
Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản thể hiện trụ sở chính nơi cơ quan đặt trụ sở
ban hành văn bản đóng trên địa bàn; thời gian xuất bản. Địa điểm và ngày,
Tháng, năm ban hành văn bản được ghi phía dưới tên văn bản, kẻ ngang
hàng với số ký hiệu văn bản. Ngoài ra, trong phần này cần bổ sung thêm một số thông tin như địa chỉ chính xác của cơ quan ban hành văn bản (nếu có), cũng như thời gian ban hành văn bản tính bằng giờ, phút, giây (nếu có).
2.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:
Tên loại văn bản là tên của loại văn bản như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo, v.v.
Đoạn trích của văn bản là một câu ngắn gọn tóm tắt nội dung của văn bản. Trong cùng một loại văn bản mà cơ quan thường trực của Ban Chấp hành (Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ) ban hành theo thẩm quyền, trong phần tóm tắt nội dung có thể ghi tên tác giả. Ngoài ra, nếu cần có thể thêm phần tóm tắt văn bản, ví dụ liệt kê những điểm chính của văn bản.
2.6. Nội dung văn bản:
Nội dung văn bản là thành phần chính của văn bản nên được trình bày đầy đủ, rõ ràng.
Nội dung của tài liệu phải đáp ứng các yêu cầu sau:
– Theo đúng thể thức văn bản sử dụng, không bỏ sót thông tin quan trọng nào.
– Phù hợp với đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước; hợp hiến, hợp pháp và hợp lý. Nếu có ý kiến khác nhau thì cần giải thích rõ ràng, thuyết phục.
– Các vấn đề, sự kiện được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. Cần tránh dùng từ khó hiểu, sử dụng ngôn ngữ phổ thông sao cho có thể hiểu rõ ràng nhất.
– Sử dụng ngôn ngữ viết; dùng từ thông dụng, đơn nghĩa; Không dùng từ địa phương, từ nước ngoài trừ trường hợp thật cần thiết. Nếu cần sử dụng các thuật ngữ chuyên môn thì cần giải thích hoặc dẫn chiếu rõ ràng để người đọc dễ hiểu.
– Sử dụng phong cách hành chính; Cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Tránh sử dụng các câu dài, khó hiểu hoặc lặp lại trong văn bản.
– Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng chữ viết tắt đầu của từ, cụm từ đó phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.
– Chữ viết hoa viết đúng chính tả tiếng Việt.
– Khi trích dẫn tài liệu có liên quan phải ghi đúng tên loại và đúng nội dung của văn bản được trích dẫn; số, ký hiệu, ngày, tháng, năm và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Bố cục văn bản có thể chia thành phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc chia thành các phần, mục theo một trình tự nhất định. Cần trình bày các phần, các phần của văn bản theo trình tự hợp lý, từ thông tin chung đến chi tiết, tránh lặp nội dung.
Nội dung văn bản được trình bày dưới tên thể loại và tóm tắt nội dung giúp người đọc nắm bắt nội dung văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả.
2.7. Chữ ký, cách ký và dấu của cơ quan ban hành văn bản:
Chữ ký được coi là một ký hiệu quan trọng thể hiện trách nhiệm và quyền hạn của người ký đối với văn bản được ban hành. Vì vậy, khi ký văn bản, người ký phải ghi rõ chức vụ của mình, kể cả họ tên và chức vụ được bầu hoặc bổ nhiệm. đồng thời cũng không được ghi các danh hiệu vinh dự khác như học hàm, học vị, v.v.
Trừ trường hợp văn bản liên tịch của tổ chức công đoàn với cơ quan, tổ chức khác không được ghi tên cơ quan ban hành văn bản.
Nếu văn bản là dự thảo, người chịu trách nhiệm về nội dung văn bản có thể “nháy” vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản dự thảo để đánh dấu.
Hơn nữa, khi ký các văn bản chính thức, người ký không được dùng bút chì, mực đỏ hoặc mực nhạt, mực dễ phai.
2.8. Nơi nhận hồ sơ:
Điểm đến của tài liệu là nơi tài liệu được gửi đến với các mục đích: thực hiện, báo cáo, phối hợp, kiến thức và lưu giữ. Thông thường, nơi nhận văn bản sẽ ghi tên cơ quan, cá nhân nhận văn bản ở góc dưới bên trái của văn bản**.**
Đối với văn bản báo cáo, nơi tiếp nhận văn bản phải ghi rõ văn bản gửi cấp có thẩm quyền xử lý ở dưới mục “tên loại văn bản và tóm tắt nội dung văn bản”.
Đối với văn bản chính thức, nơi nhận văn bản được ghi ngay sau các cụm từ “Kính gửi…” và “Kính gửi Đồng…” (nếu có) trên thân văn bản. Đồng thời cũng có thể ghi như các loại văn bản khác.
Ngoài ra, tùy theo nội dung, tính chất của văn bản, có thể bổ sung thêm các yếu tố về hình thức như: thể hiện mức độ mật; dấu hiệu khẩn cấp; Hướng dẫn công bố thông tin, giao dịch, bản thảo và tài liệu hội nghị để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của văn bản.
3. Kỹ thuật trình bày văn kiện Đoàn TNCS Hồ Chí Minh:
Kỹ thuật trình bày:
3.1. Khổ giấy:
Khổ giấy là yếu tố quan trọng đầu tiên cần quan tâm khi trình bày một văn bản hành chính. Văn bản hành chính nên được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) để đảm bảo thuận tiện cho việc đọc và lưu trữ. Tuy nhiên, với một số văn bản đặc thù như giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển… có thể trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên khổ giấy in sẵn (khổ A5) nếu phù hợp.
3.2. Kiểu trình bày:
Thể thức trình bày cũng là một yếu tố quan trọng đối với việc trình bày một văn bản hành chính. Văn bản nên được trình bày theo chiều dài của một trang khổ A4 (theo chiều dài bản in) để đảm bảo tính dễ đọc và truyền đạt thông tin. Trường hợp nội dung văn bản có bảng biểu nhưng không thể lập thành các phụ lục riêng thì có thể trình bày văn bản theo chiều rộng của trang (hướng in theo chiều rộng) để tránh bị cắt, giảm độ rõ của thông tin.
3.3. Lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):
Lề trang văn bản rất quan trọng để đảm bảo tính rõ ràng, dễ đọc, tránh cắt xén thông tin trong quá trình in. Khi trình bày trên khổ giấy A4, lề trên cách mép trên 20 mm để thuận tiện cho việc đóng hoặc cất giữ. Lề dưới cách mép dưới 20 mm để tránh bị cắt xén hoặc mất thông tin. Lề trái cách mép trái 30mm để giữ khoảng cách giữa lề trái và đường viền của trang. Lề phải cách mép phải 20 mm để giữ khoảng cách giữa lề phải và đường viền của trang. Nếu trình bày ở trang sau, lề trên cách mép trên 20 mm, lề dưới cách mép dưới 20 mm, lề trái cách mép trái 20 mm để tiện cho việc đóng hoặc cất giữ, và lề phải cách mép phải 30 mm để tránh cắt hoặc mất thông tin.
đánh số trang văn bản
Việc đánh số trang của văn bản là một yếu tố rất quan trọng trong việc thể hiện văn bản hành chính. Để tiện theo dõi, tra cứu, những văn bản có nhiều trang phải được đánh số từ trang thứ hai. Số trang nên được trình bày ở chính giữa ở mép trên cùng của trang (tiêu đề) bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang đầu tiên để tránh mất mỹ quan cho văn bản. sao chép. Số trang của phụ lục được đánh số riêng cho từng phụ lục để dễ nhận biết.
Vị trí trình bày các thành phần định dạng văn bản trên A4. khổ giấy
Vị trí trình bày của các thành phần văn bản trên một trang khổ A4 cũng góp phần quan trọng trong việc chuyển tải thông tin và giữ vẻ đẹp thẩm mỹ cho văn bản. Việc sắp xếp các thành phần định dạng văn bản trên trang khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần định dạng văn bản kèm theo Hướng dẫn này (mẫu 1) để bảo đảm rõ ràng và liên thông. Tải về đầy đủ thông tin. Vị trí trình bày các thành phần văn bản trên trang khổ A5 cũng được áp dụng tương tự theo sơ đồ ở Phụ lục trên để giữ nguyên thể thức và thông tin của văn bản.
Chuyên mục: Bạn cần biết
Nhớ để nguồn bài viết: Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn TNCS HCM của website thcstienhoa.edu.vn