Phiếu nhập kho được biết đến là một trong những chứng từ quan trọng trong việc theo dõi quản lý hàng hóa, quản lý kho hàng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ một số nội dung của Phiếu nhập kho là gì? Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho? Hãy tham khảo.
1. Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho là loại chứng từ dùng để ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng của doanh nghiệp. Cung cấp thông tin về nguồn gốc của tài sản cũng như diễn biến của tài sản. Đây là cơ sở giúp xác định số liệu chi tiết nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, hàng hóa cũng như tài sản cố định của doanh nghiệp, số liệu hàng tồn kho.
– Phiếu nhập kho giúp kế toán nắm bắt thông tin về số lượng sản phẩm trong kho. Giúp theo dõi định kỳ, đưa ra số liệu chính xác nhất trong quá trình quản lý tài sản.
– Quy trình nhập xuất kho có xác nhận của bộ phận kho. Quá trình hàng hóa được đưa vào kho bao gồm hàng hóa hay nguyên liệu sản xuất, vật tư… Thủ kho sẽ xác nhận việc nhập hàng sau đó báo cáo với kế toán kho. Kế toán sẽ nhập liệu vào hệ thống quản lý kho để theo dõi, giám sát hàng hóa nhập xuất.
Ngoài ra phiếu xuất kho có thể dùng làm bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý bốc xếp. Các quy định của mỗi loại hình doanh nghiệp là khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và cơ quan quản lý. Tuy nhiên, Phiếu nhập kho thường sẽ được lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xác nhận rồi chuyển cho giám đốc hoặc người có thẩm quyền xem xét, ký, ghi tên.
2. Mục đích lập Phiếu Nhập Kho:
– Phiếu nhập kho giúp kế toán nắm bắt thông tin về số lượng sản phẩm trong kho. Tạo điều kiện giám sát thường xuyên để đưa ra các số liệu chính xác nhất trong quá trình quản lý tài sản.
– Quá trình xuất, nhập trong kho có xác nhận của bộ phận quản lý kho. Quá trình nhập kho hàng hóa bao gồm hàng hóa hoặc tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu… Thủ kho xác nhận hàng nhập và báo cáo kế toán kho. Kế toán sẽ nhập vào hệ thống quản lý kho để theo dõi, giám sát hàng hóa trong kho.
– Người lập phiếu nhập kho có thể là phụ trách bộ phận kho hoặc trưởng bộ phận tùy theo loại hình doanh nghiệp, tùy theo tổ chức, cơ quan chủ quản và quy định.
⇒ Tuy nhiên, phiếu nhập kho thường được lập thành ba liên. Sau khi lập, người lập và kế toán trưởng ký xác nhận, gửi Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét, phê duyệt và ký, ghi rõ họ tên.
3. Công dụng của Phiếu nhập kho:
– Phiếu nhập kho được sử dụng trong lĩnh vực quản lý hàng hóa, kho bãi, nguyên vật liệu sản xuất, dây chuyền thiết bị cho toàn bộ hệ thống sản xuất. Phiếu xuất kho còn được sử dụng trong trường hợp hàng hoá mua ngoài đưa vào nhập kho.
– Sản phẩm mua ngoài, tự gia công, chế biến, nhận góp vốn cũng cần lập Phiếu nhập kho trước khi nhập kho. Phiếu nhập kho dùng để quản lý toàn bộ hàng hóa, sản phẩm trong kho. Có thể hợp nhất phần mềm quản lý để theo dõi, giám sát tình hình kho hàng.
– Phiếu thu thường do thủ kho lập. Ở một số doanh nghiệp, kế toán kho sẽ trực tiếp quản lý và thực hiện phiếu nhập sau đó nhập vào phần mềm kế toán chuyên dụng của công ty để dễ dàng quản lý hơn.
Phiếu nhập kho là chứng từ vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Giúp dễ dàng kiểm tra chính xác số lượng hàng hóa để từ đó có phương án xử lý, giải quyết kịp thời các sự cố của toàn bộ hệ thống kho bãi.
4. Hướng dẫn cách viết Phiếu nhập kho:
Khi lập phiếu nhập kho, người dùng cần ghi rõ số phiếu và ngày/tháng/năm, họ và tên người xuất vật tư/công cụ/hàng hóa/công cụ, số hóa đơn hoặc người đặt hàng nhập kho. nhập kho. ngày/tháng/năm theo hóa đơn và cần ghi tên kho cũng như địa điểm nhập.
– Cột A, B: Ghi thứ tự và tên hàng, tên vật tư, công cụ dụng cụ… theo hóa đơn
– Cột C, D: Ghi mã số, đơn vị tính của các loại vật tư/hàng hóa/công cụ/dụng cụ.
In ra dãy số:
– Cột 1: Ghi số lượng hàng hóa theo chứng từ.
– Cột 2: Kế toán kho ghi số lượng hàng hóa/thiết bị thực tế nhập kho.
– Cột 3: Giá nhập kho được xác định bằng giá mua hàng hoá trước thuế cộng với chi phí thu tiền đầu tư tính trên một đơn vị hàng hoá.
– Cột 4: Tính = đơn giá nhân số lượng và là cột 3 * cột 2.
– Dòng “cộng”: Tổng giá trị tại các dòng số lượng, đơn giá và tổng giá trị
– Dòng “Tổng số tiền bằng chữ”: Được thể hiện bằng chữ tổng số tiền vào cột “thành tiền” và được ghi trên Phiếu nhập kho.
Ngoài ra, người dùng cần chú ý đến cách đóng dấu trên Phiếu nhập kho. Việc dán tem phải theo quy định của công ty, đơn vị sử dụng vé.
– Cuối cùng, Phiếu nhập kho được giao cho người nhận đến kho nhận hàng. Sau khi làm thủ tục xuất kho, thủ kho phải xác định ngày, tháng, năm xuất kho. Cùng với đó, người nhận hàng ký, ghi rõ họ tên vào phiếu. Quá trình này sẽ được giám sát bởi công nhân kho, thủ kho hoặc quản lý kho.
5. Các vấn đề thường gặp trong quy trình xuất nhập hàng và quản lý kho:
Là một trong những quy trình quan trọng nhưng trong một số trường hợp kế toán vẫn có thể xảy ra sai sót do quá trình kiểm tra, tính toán như:
Ghi nhận tồn kho không đầy đủ hóa đơn hợp lệ và các chứng từ kèm theo chứng minh việc xuất nhập hàng hóa xác thực
Xác nhận sai giá gốc của hàng hóa hiện có
Chưa thường xuyên đối chiếu sổ sách kế toán giữa thủ kho và kế toán kho để phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời
Nhập bảng tóm tắt của từng mục âm thanh. Nguyên nhân là do hàng chưa nhập kho hoặc quá trình làm phiếu xuất đã ghi sai mã hàng. Hoặc nhân viên kế toán bán hàng trong quá trình viết đơn bán hàng cho khách hàng để lấy tiền mặt mà không biết trong kho đã hết hàng
Kế toán kho không lập bảng xuất – nhập – tồn hàng tuần, hàng tháng
Không lập biên bản kiểm tra nguyên liệu nhập kho, mua hàng sai quy cách, chủng loại, chất lượng… mà vẫn yêu toán nhập kho.
Làm phiếu nhập xuất sai thời điểm. Hạch toán hàng tồn kho khi chưa ghi sổ đầu vào
Quản lý chưa xây dựng quy chế, quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao hoặc có đưa ra nhưng chưa phù hợp
Để giảm thiểu sai sót cũng như đảm bảo quá trình quản lý kho hàng, hàng hóa trở nên dễ dàng, thuận tiện và tối ưu hóa nguồn lực, chủ doanh nghiệp và nhân viên quản lý kho hàng nên kết hợp áp dụng nhiều phương pháp khác nhau. quản lý. quản lý các hiệu ứng như:
FIFO (vào trước, ra trước) hoặc LIFO (vào sau, ra trước)
Quy hoạch kho theo khu vực
Sắp xếp theo SKU
Lập sơ đồ kho để dễ kiểm soát
Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho
Ghi nhãn/mã vạch lô hàng
Kiểm kho thường xuyên
Quản lý nhân sự kho
Sử dụng giải pháp quản lý thông minh với phần mềm quản lý kho
6. Giải thích các trường thông tin:
6.1. Giải thích các trường thông tin chung:
Các trường thông tin chung trên Phiếu nhập kho bao gồm:
– Mã khách hàng: là mã của đối tượng nhập xuất vật tư hàng hóa. Mã này thường dùng để theo dõi công việc hoặc có thể dùng để theo dõi các đối tượng bên trong như kho hàng, dây chuyền thải… Mã sẽ được chọn nhập từ danh sách khách hàng, nhà cung cấp.
– Người giao hàng: cung cấp đầy đủ thông tin về người giao hàng hóa, vật dụng cần gửi cho đối tác trong danh sách khách hàng, nhà cung cấp và có thể trả lại.
– Mã giao dịch: mã này dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của Phiếu nhập kho. Hiện tại có 4 mã giao dịch là “Nhập nội bộ”, “Nhập thành phẩm”, “Nhập kho thuế”, “Nhập khác”. Phân loại và chọn mã giao dịch Chỉ nhằm mục đích phân loại và thống kê, xử lý dữ liệu khi lưu. Tuy nhiên khi chọn mã giao dịch phải chọn chính xác thì mới tính đúng giá.
– Diễn giải: được sử dụng để giải thích thêm văn bản
– Số phiếu nhập/Ngày nhập/Ngày sốt rét: gồm đầy đủ thông tin số phiếu, ngày lập, ngày mắc bệnh sốt rét.
– Tỷ giá hối đoái: Khi theo dõi nhập ngoại tệ sẽ sử dụng Tỷ giá hối đoái và Tỷ giá hối đoái sẽ được lấy từ danh sách Tỷ giá quy định có sự thay đổi cuối cùng trước ngày chúng ta nhập.
– Trạng thái: có 3 trạng thái cơ bản là:
+ Tạo tài liệu mà không cần di chuyển vào bất kỳ cửa sổ nào
+ THẺ
+ Kết chuyển vào sổ cái khi đã ghi đủ số liệu vào các sổ liên quan
6.2. Giải thích các trường chi tiết:
Các trường chi tiết bao gồm:
– Mã hàng: tùy theo khai báo trong danh mục vật tư hàng hóa mà có cách nhập khác nhau. Khi muốn tra cứu mã hàng có thể cập nhật tại danh mục vật tư
– Mã kho: Chỉ những nguyên vật liệu nhập của đơn vị hiện có mới có bảng kê kho.
– Number: là số lượng nguyên liệu cần nhập. Chi phí vật liệu bình quân có thể nhập để tính giá bằng cách nhập số lượng 0 và vật liệu tính theo giá NTXT không thể nhập số lượng 0.
Giá bình quân: là giá bình quân của hàng tồn kho
– Giá: là giá đầu vào của hàng hóa
– Thành tiền: tính theo công thức số lượng x giá
– Mã nx/ TK Nợ/ TK Có: gồm toàn bộ thông tin về hình thức nhập hàng và thanh toán của phiếu nhập.
– Ca bệnh: sẽ được sử dụng khi phiếu nhập liên quan đến ca bệnh cần theo dõi.
Chuyên mục: Bạn cần biết
Nhớ để nguồn bài viết: Phiếu nhập kho là gì? Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho? của website thcstienhoa.edu.vn