Mẫu giấy mời họp, giấy mời họp cho công ty dường như là thứ không thể thiếu trong suốt một năm hoạt động. Bài viết dưới đây là một số mẫu thư mời bằng tiếng Anh song ngữ chuyên nghiệp. Hãy tham khảo.
1. Thư mời họp là gì?
Thư mời họp hay còn gọi đơn giản là thư mời họp, có tác dụng mời/thông báo bất kỳ ai tham dự cuộc họp/sự kiện của công ty.
Giấy mời họp là một hình thức thông báo lịch sự thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với người mời.
Trong các doanh nghiệp, nhiệm vụ gửi cho ai đó một lời mời được coi là bắt buộc để người đó tham dự cuộc họp đã lên lịch. Vì người mời là một trong những nhân tố quan trọng trong cuộc họp.
Thư mời họp thường do phòng hành chính – nhân sự soạn thảo hoặc có thể là mẫu được duyệt trước. Đây là loại chữ chạy phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị, doanh nghiệp và được sử dụng phổ biến.
Thư mời họp cần đảm bảo tính chính xác, chuyên nghiệp từ thời gian, địa điểm, nội dung chính của cuộc họp để người mời nắm được tổng quan cuộc họp và chuẩn bị chu đáo.
2. Mẫu thư mời họp bằng tiếng anh chuyên nghiệp, song ngữ – mẫu 1:
Các đồng nghiệp thân mến,
Bạn hôm nay thế nào? Tôi hy vọng bạn đang làm tốt. Hôm nay tôi viết thư cho bạn để mời bạn tham dự một cuộc họp mà tôi muốn thảo luận về một số vấn đề của công ty chúng ta cần giải quyết.
Cuộc họp sẽ diễn ra vào lúc [date and time] in [place]. Tôi hy vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó.
Cảm ơn,
[Your name]
Các đồng nghiệp thân mến,
Hôm nay mọi thứ thế nào? Tôi hy vọng mọi thứ được chia sẻ. Tôi viết những dòng này trân trọng kính mời quý công ty đến họp bàn một số vấn đề của công ty cần giải quyết.
Cuộc họp sẽ diễn ra lúc [địa điểm] đi vào [thời gian, ngày]. Tôi hy vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó.
Cám ơn,
[Tên của bạn]
3. Thư mời họp chuyên môn song ngữ tiếng Anh – mẫu 2:
Tên tôi là [Your name] và tôi đang liên hệ với bạn thay mặt cho [Company name]đó là [describe company activities].
Tôi muốn yêu cầu một cuộc họp với người phụ trách [management/marketing department/etc…] để thảo luận [topic or topics].
Vì lịch trình của tôi có sẵn tất cả các ngày trong tuần này, tôi có thể tham dự cuộc họp theo yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, tôi thực sự đánh giá cao lòng tốt của bạn nếu bạn có thể sắp xếp/tổ chức một cuộc họp giữa [date and time 1] Và [date and time 2] để chuẩn bị tốt hơn / theo dõi cuộc họp. tôi có sẵn tại [telephone number] nếu nhân viên của bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Cảm ơn vi đa danh thơi gian cho tôi. Tôi mong muốn được nghe từ văn phòng của bạn.
Trân trọng,
[Your name]
[Title/Company]
Tên tôi là [tên của bạn] và đại diện [Tên công ty]Làm việc cho [mô tả hoạt động của công ty].
Tôi muốn tổ chức một cuộc họp với người phụ trách [quản lý/tiếp thị/…] để thảo luận [chủ đề hoặc chủ đề].
Tôi có thể sắp xếp một ngày cho bạn bất cứ lúc nào thuận tiện. Tuy nhiên, tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể sắp xếp/làm cho cuộc hẹn này giữa [thời gian 1] Và [thời gian 2] để chuẩn bị / tạo điều kiện nhiều hơn. Tôi luôn sẵn sàng trả lời qua [số điện thoại] nếu người phụ trách của bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Cảm ơn đã dành thời gian cho tôi. Mong đợi phản hồi từ công ty của bạn
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh / Công ty]
4. Một số lưu ý khi viết thư mời bằng tiếng Anh:
Một số lưu ý trong quá trình viết thư mời bằng tiếng Anh như sau:
Không thể viết tắt: Phải viết đầy đủ cấu trúc câu như: I, I will, I have seen, I don’t,… Viết tắt như: I, I will, I don’t, I have seen.
Không dùng các từ địa phương, tiếng lóng hoặc các từ chỉ sự thân mật như: muốn, con, cha, bạn, v.v., trừ trường hợp chữ viết cảm thấy quá thân mật.
Hãy nói chuyện một cách lịch sự ngay cả khi bạn đang cảm thấy bị xúc phạm một cách tiêu cực: sử dụng Dear ở đầu tin nhắn và please khi bạn muốn từ bỏ yêu cầu.
Hãy ngắn gọn, nhưng giữ quan điểm. Câu văn cũng cần ngắn gọn, không sử dụng câu phức có từ 3 đến 4 mệnh đề liên tiếp (câu phức). Các câu nên có cấu trúc hoàn chỉnh sau: chủ ngữ, động từ, tân ngữ trực tiếp và tân ngữ gián tiếp nếu có.
Nhớ ghi nhớ và sử dụng đúng dấu câu để bài viết mạch lạc hơn như dấu chấm, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu hai chấm. Nếu có nhiều điểm phụ trong cùng một ý chính, hãy sử dụng các gạch đầu dòng. Hủy đăng ký hoặc tuyệt đối không sử dụng dấu chấm than (!).
Cuối thư nên đặt những cụm từ như: Trân trọng, Trân trọng, hai cụm từ này luôn được sử dụng linh hoạt trong nhiều vấn đề. Sincerely, Dùng trong tiếng Anh thư mời, thư xin việc, hay thư khiếu nại, hay thư mời vì nó có nghĩa là “chân thành”. Cụm từ “Faithfully Yours” thường được sử dụng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, bởi vì nó có nghĩa là “trung thành”.
5. Cách viết thư mời song ngữ tiếng Anh đúng cách:
– Tiêu đề – Tiêu đề
Phần tiêu đề sẽ được đề cập đầu tiên và phần này trong tiếng Anh vẫn được hiểu là “Title”. Phần này sẽ là tên và mục đích bức thư mà bạn muốn gửi. Bạn muốn viết về chủ đề nào thì tên chủ đề sẽ theo chủ đề đó.
– Thông tin nội bộ – Địa chỉ nội bộ
Các thông tin của người viết như: Địa chỉ, số điện thoại, số fax hoặc địa chỉ e-mail cũng nên được đặt ở đầu bức thư, ở giữa hoặc bên phải bức thư. Không sử dụng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư mời, người viết sẽ thường sử dụng tên công ty.
Dates: Trong khi sử dụng tiếng Anh, bạn nên chú ý đến cách viết ngày tháng. Người Anh thường viết ngày trước tháng sau, ví dụ April 2, 2000, trong khi người Mỹ thường viết tháng trước ngày sau 4 tháng 2, 2000. Và để tránh hiểu lầm, bạn nên viết đầy đủ ngày, tháng, năm như sau: 04/02/2000 hoặc cách thứ hai là 02/02/2000. Điều này không chỉ giúp giảm nhầm lẫn mà còn giúp tránh nhầm lẫn. Nó cũng làm cho lời mời trở nên lịch sự hơn so với việc bạn chỉ sử dụng các con số.
– Tên và địa chỉ người nhận: Việc trình bày tên, cùng với chức danh và tên công ty, địa chỉ trụ sở của đối tác (người nhận) cũng cần được trình bày giống như cách bạn trình bày tên công ty của mình. và các thông tin liên quan ở đầu thư. Sự khác biệt duy nhất là thông tin về người nhận được đặt ở bên trái của tin nhắn hoặc vì nó ở bên phải hoặc ở trung tâm.
Địa chỉ ở đầu thư nên được mở đầu, ví dụ: Dear Mr/Mrs. Smith, thưa bà. Smith, Thưa ông/bà, Thưa ông/bà
– Nội dung thông điệp – Body
Phần thân thư mời nên được trình bày thành một khối tổng hợp, có thể kết hợp với các đoạn văn ngắn mạch lạc, trình bày rõ ràng, đầy đủ thông tin muốn truyền tải đến người nhận. Dòng đầu tiên bắt đầu viết sẽ bắt đầu từ lề trái, không được chấp nhận như cách viết trước đây.
Đây được cho là phần nội dung chính và quan trọng nhất, trình bày chi tiết về chủ đề bạn đang viết.
đóng miễn phí
– Ở cuối thư, nếu được mời đối với những người mới quen, người Anh thường dùng những cụm từ lịch sự như: Trân trọng, Trân trọng, Trân trọng.
Ngoài ra, cần kèm theo chữ ký và họ tên của người viết thư.
Trong trường hợp tài liệu đính kèm trong thư, bạn có thể ghi chú ở cuối thư về số lượng tài liệu được đính kèm. Ví dụ: Enc: 2. .
6. Nội dung chính của giấy mời họp:
Nội dung không thể thiếu trong mỗi mẫu giấy mời họp như sau: Tên đơn vị (góc trái), tiêu đề giấy mời IN HOA, Kính gửi (tên người mời), Nội dung/mục đích/lý do họp, Thời gian, địa điểm họp và chữ ký của người đại diện cuộc họp.
Trong đó, một số thông tin chính cần chú ý:
– Người được mời
Thông tin cơ bản, tổ chức hoặc con người không được biết đầy đủ. Nếu mời cá nhân phải ghi rõ họ tên, chức vụ của người mời.
Ví dụ: Ông Trần Văn A, chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh
– Nội dung chính của cuộc họp
Nội dung cuộc họp được coi là vấn đề quan trọng nhất của giấy mời. Khi nắm được nội dung chính của cuộc họp, người được mời sẽ biết mình cần chuẩn bị những giấy tờ gì, tài liệu gì, báo cáo gì trong cuộc họp. Mặc dù quan trọng nhưng nội dung cần được tóm tắt đủ để bao quát toàn bộ cuộc họp. Nội dung dài dòng, lan man không cần thiết thậm chí gây khó hiểu cho người mời.
– Thời gian & Địa chỉ
Thời gian & địa điểm họp là vấn đề không thể thiếu của cuộc họp. Khi tổ chức cuộc họp, ban tổ chức đã có kế hoạch, tính toán thời gian và địa điểm hợp lý. Ngay cả khi số lượng cuộc họp lớn, ban tổ chức vẫn cần thuê phòng họp. Thư mời sau đó sẽ bao gồm các chi tiết cụ thể về thời gian và địa điểm tham gia.
Chuyên mục: Bạn cần biết
Nhớ để nguồn bài viết: Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh, song ngữ chuyên nghiệp của website thcstienhoa.edu.vn