Trên thực tế, các công ty có thể thay đổi địa điểm, trụ sở trong quá trình hoạt động. Để đảm bảo không bị gián đoạn, ảnh hưởng đến nhu cầu của khách hàng, đối tác, công ty cần thông báo chuyển địa điểm. Trong đó, nội dung thông báo phải đề cập đến các thông tin liên quan, địa chỉ làm việc mới.
1. Địa chỉ công ty là gì?
Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc và liên hệ của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ làm việc thường xuyên, ổn định này giúp các đối tác, khách hàng có thể đến làm việc trực tiếp hoặc liên hệ để giải quyết công việc.
Địa chỉ công ty được chỉ định theo vị trí, địa chỉ để tìm kiếm. Thể hiện bằng số nhà, ngách, ngõ, ngách, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, bản, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Ngoài ra, công ty còn được thể hiện qua số điện thoại, số fax và email (nếu có). Thông tin này giúp liên lạc và làm việc gián tiếp thông qua các hình thức liên lạc khác.
Sự cần thiết phải thông báo chuyển địa điểm công ty:
– Việc gửi thông báo đến khách hàng về việc thay đổi địa chỉ công ty là cần thiết đối với doanh nghiệp. Đây là công việc phải thực hiện đồng thời khi doanh nghiệp thay đổi địa điểm làm việc chính.
Bởi thông qua việc gửi thông báo, khách hàng sẽ nắm bắt rõ ràng những thay đổi của doanh nghiệp. Các khách hàng, đối tác nếu có nhu cầu liên hệ sẽ được tiến hành một cách hiệu quả. Tránh trường hợp khách hàng, đối tác tìm đến những địa chỉ cũ gây mất thời gian, công sức mà hiệu quả công việc không đạt được.
– Thông qua việc thông báo công ty cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Những thay đổi này có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ công việc trong tương lai. Việc gửi văn bản thông báo giúp tiết kiệm thời gian nhưng khi nhận được thông báo, khách hàng cảm thấy hài lòng với dịch vụ chăm sóc của doanh nghiệp. Cũng như cập nhật kịp thời những thay đổi của công ty.
Thông báo còn thể hiện sự kính trọng, tôn trọng mà công ty muốn gửi đến khách hàng, đối tác. Đây là những đối tượng cần được biết đến và được tiếp cận thông tin.
Điều này giúp khách quen của bạn không bị bỡ ngỡ và có sự sắp xếp, điều chỉnh phù hợp trong quá trình giao dịch.
xem thêm: Xử lý hành vi cung cấp tài liệu chứng minh địa điểm đặt trụ sở không đúng
2. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty:
Ngoài việc thông báo bản mềm qua email, công ty nên có bảng thông báo tại địa chỉ văn phòng cũ để thông báo cho những khách hàng chưa kịp cập nhật thông tin. Triển khai nhiều hình thức thông báo giúp khách hàng, đối tác có nhiều kênh tiếp cận thông tin. Qua đó, họ nhanh chóng nắm bắt và điều chỉnh nhu cầu phù hợp.
Mẫu thông báo thay đổi địa điểm công ty hay mẫu thông báo thay đổi địa điểm công ty gửi khách hàng, đối tác:
THÔNG BÁO
(V/v: Thay đổi địa chỉ công ty)
Kính gửi: Quý cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng
Công ty … xin gửi tới quý cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng lời chào trân trọng.
Căn cứ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số … do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày … tháng … …
Công ty…….. xin gửi tới quý cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng thông báo về việc thay đổi địa chỉ Công ty kể từ ngày … tháng … …, cụ thể:
CÔNG TY …
Địa chỉ văn phòng cũ:
– Địa chỉ: ……
– Fax Điện thoại: ……
Địa chỉ văn phòng mới:
– Địa chỉ: …
– Fax Điện thoại: ……
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của quý cơ quan, doanh nghiệp, đối tác và khách hàng trong thời gian qua và mong nhận được nhiều sự ủng hộ, hợp tác hơn nữa trong thời gian tới.
Xin chân thành cảm ơn!
xem thêm: Xây thêm nhà cho thuê làm trụ sở doanh nghiệp
3. Hướng dẫn viết thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính:
Thông báo chuyển địa điểm hay thông báo chuyển địa điểm không chỉ đơn giản là một mảnh giấy thông báo. Nó mang lại những giá trị kịp thời, nhờ đó lợi ích và nhu cầu của các bên liên quan được điều chỉnh một cách hiệu quả. Công việc này cần phải được thực hiện đúng cách, thể hiện sự chuyên nghiệp từ phía công ty.
3.1. Nội dung mẫu thông báo:
Sau khi thông báo chuyển văn phòng tới nhân viên trong các cuộc họp hoặc qua email tới toàn thể nhân viên. Việc không được quên là thông báo gửi cho đối tác. Thông báo nên được thực hiện trong nội dung tái địa chỉ. Cũng như xây dựng nội dung đảm bảo mục đích truyền tải.
Mẫu thông báo chuyển địa chỉ văn phòng công ty thường sẽ có những nội dung cơ bản như sau:
– Tùy theo mức độ mong muốn về mặt hình thức mà trong thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở có thể có hoặc không có tên nước và slogan, logo và các thông tin cơ bản của công ty. Phụ thuộc vào hình ảnh và quy mô của doanh nghiệp. Thông báo càng đầy đủ thì chất lượng chuẩn bị càng tốt.
– Lý do chuyển văn phòng: Để thuận tiện cho công việc, nâng cao sự thuận tiện cho khách hàng khi giao dịch, mở rộng không gian làm việc,…. Thể hiện ở sự cần thiết, sự phù hợp trong môi trường làm việc mới. Điều đó cũng thúc đẩy chất lượng cung cấp cho khách hàng và đối tác.
– Ghi chính xác địa chỉ trụ sở cũ và địa chỉ mới chuyển đến. Điểm đặc biệt là làm nổi bật thông tin của hai địa chỉ này. Cũng như khẳng định tính chất công việc ổn định tại địa chỉ mới.
– Thời gian bắt đầu làm việc tại văn phòng mới. Từ đó ổn định sinh hoạt, công việc tại địa chỉ làm việc mới.
– Các thông tin khác của công ty về số điện thoại, thông báo thay đổi địa chỉ email công ty, website,… (có thay đổi hay không vẫn giữ nguyên). Nếu thông tin không thay đổi thì cũng cần phản ánh để đối tác, khách hàng được thông tin chính thức lại.
– Gửi lời cảm ơn đến khách hàng, đối tác đã và đang hợp tác/sử dụng sản phẩm/dịch vụ của đại lý.
3.2. Định dạng mẫu thông báo gửi cho khách hàng:
Bạn có thể soạn thảo thành công tài liệu – ký tên và đóng dấu hoặc thiết kế nó thành một hình thức đơn giản, ngắn gọn. Hoặc đồng thời là sự kết hợp của cả hai dưới dạng một tin nhắn. Phần đầu tiên của tên quốc gia và khẩu hiệu có thể được bỏ qua.
Tóm lại, nội dung và thiết kế của mẫu thông báo chuyển văn phòng có thể thay đổi linh hoạt, tùy thuộc vào định hướng của công ty bạn. Hãy coi trọng truyền thống hoặc phá vỡ sự năng động. Tuy nhiên, chỉ cần đảm bảo về bố cục, nội dung và thông tin cần truyền tải.
Sau khi hoàn thành nội dung thông báo di dời đến đối tác. Cùng với đó, bạn cũng cần thông báo chuyển cơ quan đến Cục thuế, công văn thông báo thay đổi địa chỉ kê khai thuế và tìm hiểu mẫu thông báo thay đổi địa chỉ phát hành hóa đơn. Đây là những nghĩa vụ tương ứng để bảo đảm thực hiện hoạt động quản lý nhà nước.
3.3. Các kênh thông báo:
– Đăng thông báo lên website (có thể kèm theo thiết kế banner,…). Đây là một hình thức giao tiếp hiệu quả đối với hầu hết các khách hàng của bạn nếu đó là một nghề dịch vụ.
– Gửi email đến từng khách hàng, để thể hiện sự quan tâm và chăm sóc khách hàng tốt nhất.
– Kèm theo các văn bản, hợp đồng,… trong quá trình làm việc. Để khách hàng và đối tác có thể đồng thời tiếp cận thông tin về những thay đổi trong hoạt động kinh doanh.
– Gọi để thông báo.
– Dán tại văn phòng công ty. Đây là hình thức truyền thống nhưng cũng mang lại hiệu quả rất lớn. Để những khách hàng mới, những đối tượng khác không tiếp cận được với cách thông báo trên vẫn có thể hiểu được.
– Đăng lên các trang mạng xã hội (như fanpage Facebook, Instagram, Zalo,…).
xem thêm: Chuyển hoạt động kinh doanh là căn hộ sang địa điểm khác
4. Những việc cần làm sau khi thay đổi địa điểm công ty:
– Đối với con dấu công ty:
Nếu công ty thay đổi địa điểm sang tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu. Qua đó xác nhận và phản ánh các thông tin trên con dấu phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Trường hợp thay đổi địa điểm công ty trong cùng quận, huyện thì không phải khắc lại con dấu. Nếu không, hãy thay đổi thông tin ghi trên con dấu.
– Đối với hóa đơn công ty:
Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện:
Doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên cần phải khắc tên công ty, địa chỉ mới và đóng dấu lên hóa đơn cũ. Qua đó xác định những thông tin chính thức mới nhất trong công tác tổ chức, thực hiện của doanh nghiệp. Cần thực hiện các thủ tục để việc sử dụng hóa đơn có thể đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ thuế tương ứng.
Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện/tỉnh khác:
+ Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển hóa đơn đi.
+ Đóng dấu địa chỉ mới trên hóa đơn.
+ Gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng.
+ Nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn cho cơ quan thuế.
– Các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm:
+ Thay đổi thông tin địa chỉ công ty từ quận/huyện khác sẽ cần thay đổi cơ quan bảo hiểm xã hội và y tế. Đây là các cơ quan quản lý và thực hiện các quyền và nghĩa vụ bảo hiểm tương ứng cho doanh nghiệp.
+ Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Thực hiện trong bản cập nhật mới để đảm bảo quyền lợi, xác nhận tài khoản doanh nghiệp.
+ Ký hợp đồng chuyển đổi địa điểm với các hợp đồng đã ký kết và đang thực hiện.
+ Thay đổi toàn bộ thông tin liên quan có ghi địa chỉ công ty trên đó. Để đảm bảo sự tiếp tục của công việc đang, sẽ được thực hiện trong tương lai.
Chuyên mục: Biễu mẫu
Nhớ để nguồn bài viết: Mẫu thông báo chuyển địa điểm trụ sở chính, địa chỉ làm việc của website thcstienhoa.edu.vn