Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị dành cho các cuộc họp hội đồng quản trị của công ty cổ phần. Điều kiện họp, nội dung họp và biên bản họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần được quy định chi tiết tại Luật Doanh nghiệp 2020.
1. Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị
Download biên bản họp hội đồng quản trị
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
độc lập-Tự do-Hạnh phúc
BIÊN BẢN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN ……
(V/v:……)
Hôm nay, lúc …..giờ……phút, ngày…. tháng ……. 2018,
Tại trụ sở CÔNG TY CỔ PHẦN ………….:……
Mã số doanh nghiệp:……cấp ngày….
Các thành viên Hội đồng quản trị công ty đã họp bàn một số vấn đề liên quan đến:……
1. NGƯỜI THAM GIA
Một. Thành viên Hội đồng quản lý: ………thành viên. Bao gồm
– ….. Chủ tịch Hội đồng quản trị
– …. Thành viên của Hội đồng quản trị
– …. Thành viên của Hội đồng quản trị
b. Bầu chủ tọa và thư ký
Chủ tịch HĐQT: Ông Ngô Việt Hùng – Chủ tịch Hội đồng quản trị
Thư ký: Ông Trần Thế Hùng – Thành viên Hội đồng quản trị.
2. NỘI DUNG CUỘC HỌP
Căn cứ số lượng thành viên có mặt và các điều kiện họp Hội đồng quản trị quy định tại Điều lệ Công ty, Hội đồng quản trị hôm nay được tiến hành hợp lệ để thảo luận các vấn đề liên quan đến việc “…….” công ty với các nội dung sau:
——-
nội dung biểu quyết ….
– Tổng số thành viên tán thành: …..
– Tổng số thành viên không đồng ý: ….
– Tổng số thành viên không có ý kiến: ….
– Tổng số thành viên biểu quyết tán thành các quyết định của cuộc họp:……, đạt tỷ lệ…….%.
Cuộc họp kết thúc cùng ngày, các nội dung thảo luận tại cuộc họp đã được Hội đồng quản trị thông qua và ký vào biên bản.
Biên bản họp Hội đồng quản trị được lập thành…… bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi cổ đông giữ 01 bản, Công ty 01 bản và 01 bản gửi Cơ quan đăng ký kinh doanh./.
Các thành viên Hội đồng quản trị cùng ký
(Chủ tọa) (Thư ký)
xem thêm: Giám đốc công ty cổ phần có được làm chủ tịch hội đồng quản trị không?
2. Những lưu ý khi lập biên bản họp Hội đồng quản trị:
– Cần tìm hiểu và phác thảo qua nội dung cuộc họp: đó là cuộc họp bất thường hay cuộc họp thường niên của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên công ty.
– Cần chuẩn bị trước mẫu biên bản họp cho từng cuộc họp, cho từng loại hình doanh nghiệp, cho từng quy mô nội dung cuộc họp.
Tên cơ quan.
Loại cuộc họp. Đây có phải là cuộc họp định kỳ hàng tuần hoặc hàng năm, cuộc họp của một nhóm nhỏ hay cuộc họp được triệu tập vì mục đích đặc biệt không?
Ngày, giờ và địa điểm. Để lại một khoảng trống để điền vào thời gian bắt đầu và kết thúc.
Tên chủ tọa hoặc người lãnh đạo cuộc họp và tên thư ký (hoặc người thay mặt chủ tọa)
Danh sách các thành phần “có mặt” và “vắng mặt”. Đây là nội dung bắt buộc phải có trong danh sách tham gia. Ghi lại xem cuộc họp có đủ số lượng đại biểu cần thiết hay không (số lượng người tham dự tối thiểu để biểu quyết).
Khoảng trống để bạn ký tên. Với tư cách là thư ký biên bản, bạn phải luôn ký vào biên bản mà bạn lập. Ngoài ra, tùy theo quy định của từng cơ quan, bạn có thể phải ký khi biên bản được thông qua.
Kết quả bình chọn. Nếu biểu quyết thành công thì ghi “tiến hành biểu quyết thành công”, ngược lại ghi “biểu quyết thất bại”.
– Ghi chép đầy đủ các chỉ thị, quyết định. Bất cứ khi nào một quy trình bị tranh cãi, hãy ghi lại toàn bộ sự phản đối và cơ sở của sự phản đối, cũng như tất cả các phán quyết của Chủ tịch.
xem thêm: Mẫu biên bản họp mới nhất (Biên bản họp công ty)
3. Họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần:
Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về họp Hội đồng quản trị như sau:
1. Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu tại cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc cuộc bầu cử Hội đồng quản trị đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều thành viên có số phiếu bầu hoặc số phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số chọn một người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị.
2. Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.
3. Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong các trường hợp sau đây:
a) Theo yêu cầu của Ban kiểm soát hoặc thành viên Hội đồng quản trị độc lập;
b) Theo yêu cầu của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
c) Theo yêu cầu của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;
đ) Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
4. Kiến nghị quy định tại khoản 3 Điều này phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, những vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
5. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu quy định tại khoản 3 Điều này. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo yêu cầu thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về thiệt hại xảy ra đối với công ty; Người nộp đơn có quyền thay Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.
6. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Thông báo mời họp phải ghi rõ thời gian, địa điểm họp, chương trình họp, những vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có các tài liệu sử dụng tại cuộc họp và biểu quyết của các thành viên.
Thông báo mời họp Hội đồng quản trị có thể được gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và phải bảo đảm đến được địa chỉ liên hệ của từng thành viên Hội đồng quản trị. Ban giám đốc. Quản trị được đăng ký trong công ty.
7. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo cho Kiểm soát viên như thành viên Hội đồng quản trị.
Kiểm soát viên có quyền tham dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị; có quyền thảo luận nhưng không biểu quyết.
8. Cuộc họp của Hội đồng quản trị được tiến hành khi có 3/4 tổng số thành viên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định tại Khoản này mà không có đủ thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập họp lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác. Công ty quy định một thời hạn khác ngắn hơn. Trong trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có quá nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.
9. Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong các trường hợp sau:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết theo quy định tại Khoản 11 Điều này;
c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, biểu quyết điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
đ) Gửi phiếu biểu quyết dự họp bằng thư, fax, thư điện tử;
đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.
10. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết họp qua đường bưu điện thì phiếu biểu quyết phải được đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người tham dự.
11. Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của Hội đồng quản trị. Thành viên có thể ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.
12. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị có thể được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ cao hơn; Trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về bên có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
xem thêm: Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần mới nhất
4. Quy định về nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị:
1. Các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể được ghi âm, ghi hình và lưu trữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt và có thể lập bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Thời gian, địa điểm họp;
c) Mục đích, chương trình và nội dung cuộc họp;
đ) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được uỷ quyền dự họp và thành phần dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
đ) Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
e) Tóm tắt các phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến cuộc họp;
g) Kết quả biểu quyết, trong đó ghi rõ thành phần tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
h) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ số phiếu thông qua;
i) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Trường hợp chủ tọa hoặc người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp nếu tất cả các thành viên khác của Hội đồng quản trị dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại các điểm a, b, c, d, đ , đ, g, h khoản 1 Điều này thì biên bản này có hiệu lực thi hành.
3. Người chủ trì, người ghi biên bản và những người ký biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.
4. Biên bản họp Hội đồng quản trị và các tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
5. Biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp luật như nhau. Trong trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì lấy nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt.
Chuyên mục: Biễu mẫu
Nhớ để nguồn bài viết: Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần của website thcstienhoa.edu.vn