Họp báo là hoạt động được tổ chức thường xuyên không chỉ ở các cơ quan nhà nước mà còn ở các công ty, doanh nghiệp. Giao ban có vai trò rất quan trọng trong việc tiếp thu ý kiến và xử lý các tình huống trong cơ quan, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động.
1. Thế nào là biên bản giao ban?
Biên bản họp giao ban là văn bản ghi lại những sự việc diễn ra trong cuộc họp giao ban.
Biên bản giao ban không có giá trị pháp lý nhưng có ý nghĩa chứng minh tính xác thực của sự việc, là dữ liệu quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xem xét các ý kiến, tiếp thu và chỉnh lý báo cáo. những sai sót, vướng mắc trong hoạt động của cơ quan.
xem thêm: Mẫu biên bản họp mới nhất (Biên bản họp công ty)
2. Mẫu biên bản họp giao ban:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
độc lập-Tự do-Hạnh phúc
BÁO CÁO
………… (4) …………..
Thời gian bắt đầu………….
Vị trí…………….
Những người tham gia …………………….
Chủ tịch (chủ trì):…………………….
Thư ký (ghi):……………………
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
……………………
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc hồi….. giờ….., ngày…. tháng……./.
Người nhận:
–
………….;
– Lưu: VT, hồ sơ.
THƯ KÝ
(Chữ ký)
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, đóng dấu (nếu có))
xem thêm: Mẫu biên bản họp xét và thông qua báo cáo của đoàn thanh tra
3. Hướng dẫn soạn thảo biên bản họp giao ban:
(1) Tên cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo. Sau đây là Biên bản cuộc họp giao ban.
(5) Nhập chức quan (nếu cần).
xem thêm: Mẫu bài phát biểu tổng kết công tác hội phụ nữ hay và ý nghĩa
4. Quy định về giao ban trong một số trường hợp:
Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, quy định về chế độ họp giao ban được thể hiện như sau:
Họp, hội nghị (gọi chung là cuộc họp) là một hình thức hoạt động quản lý nhà nước, một phương thức giải quyết công việc, qua đó người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước để nắm bắt tình hình triển khai nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến, chỉ đạo giải quyết công việc thường xuyên.
Quy chế tổ chức cuộc họp:
– Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới, cấp dưới không chuyển công tác. những việc thuộc thẩm quyền thì cấp trên giải quyết.
– Tuân thủ pháp luật, hành nghề những đứa trẻcăn bệnh ung thư dân chủ; công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
– Họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thật cần thiết phù hợp với tính chất, yêu cầu, nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; với tính chất, đặc điểm tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
– Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham gia; đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong việc chỉ đạo, chủ trì và dự họp, trách nhiệm của các cơ quan trong việc bảo đảm và phục vụ cuộc họp.
– Lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau một cách hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp; cải thiệnkhông bán đượcn, đơn giản hóa thủ tục tổ chức các cuộc họp; đảm bảo chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình thức.
– Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chính thức khác của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính cho công dân, tổ chức theo quy định của pháp luật.
Tiến trình cuộc họp:
– Quyết định hình thức họp: Căn cứ vào nội dung, quy mô, thành phần tham dự, phương tiện kỹ thuật và công nghệ, người chủ trì cuộc họp quyết định hình thức họp trực tiếp hoặc họp trực tuyến. bảo đảm hiệu quả, thuận tiện, tiết kiệm và bảo đảm bí mật nhà nước. Mở rộng hình thức họp trực tuyến đối với các cuộc họp có nhiều thành phần tham gia đối với: Giao ban định kỳ, giải quyết công việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới; các cuộc họp giữa các cơ quan thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ với các cơ quan, đơn vị ở địa phương;
– Chuẩn bị nội dung cuộc họp:
+ Người chủ trì cuộc họp phân công cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung cuộc họp gồm thành phần tham dự, thời gian, nội dung cuộc họp và chuẩn bị phương án kết thúc cuộc họp nếu cần thiết.
+ Các vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và các nội dung, yêu cầu cần thiết những đứa trẻCác ý kiến thảo luận, xin ý kiến tại cuộc họp phải được lập đầy đủ bằng văn bản và có hướng dẫn về phạm vi lưu hành, mức độ mật.
Đối với văn bản dài, nhiều nội dung thì ngoài toàn văn phải chuẩn bị phần tóm tắt nội dung.
– Cách thức, thời hạn và cách thức gửi tài liệu họp:
+ Giấy mời họp và các tài liệu phục vụ họp phải được ký điện tử theo quy định của pháp luật và được gửi bằng bản điện tử đến các cơ quan, đơn vị và đại biểu thông qua chức năng của hệ thống quản lý văn bản (trừ hệ thống quản lý văn bản đi). Văn bản mật thực hiện theo quy định đối với văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước), ngoài ra có thể áp dụng thêm các biện pháp sau: Fax, thư điện tử công vụ; Điện thoại cá nhân, tin nhắn, thông báo qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Đăng trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp.
+ Thời gian gửi tài liệu họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu họp thường kỳ; Đối với cuộc họp bất thường, thời gian gửi tài liệu theo yêu cầu của người những đứa trẻcuộc họp diễn tập.
+ Đối với cuộc họp đã có trong kế hoạch làm việc và được người chủ trì đồng ý về nguyên tắc, trong thời gian chờ ý kiến về thời gian chính thức, đơn vị chủ trì cuộc họp có thể gửi trước. tài liệu họp để cơ quan, đơn vị và người được mời dự chủ động nghiên cứu, chuẩn bị nội dung, ý kiến phát biểu và gửi giấy mời dự sau khi được người chủ trì quyết định chính thức.
– Thành phần và số lượng người dự họp:
+ Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người chủ trì cuộc họp quyết định thành phần và số lượng đại biểu tham dự. Thành phần tham gia cuộc họp là người chịu trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện, người trực tiếp tham mưu xử lý và người có liên quan trực tiếp đến kết luận của cuộc họp.
+ Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp có trách nhiệm cử người dự họp đúng thành phần, đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung, yêu cầu của cuộc họp.
Trường hợp người được triệu tập hoặc mời dự là Thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự thì phải báo cáo người chủ trì cuộc họp và nếu được đồng ý thì ủy quyền cho cấp dưới có đủ năng lực đáp ứng. nội dung, yêu cầu của cuộc họp thay.
– Thời gian tiến hành các cuộc họp: Họp giao ban, họp giải quyết công việc, họp tư vấn, họp tư vấn, họp phối hợp không quá nửa ngày làm việc.
Yêu cầu tiến hành cuộc họp:
+ Mỗi cuộc họp có thể kết hợp để giải quyết nhiều vấn đề, sử dụng nhiều hình thức và phương pháp tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và hoàn cảnh cụ thể do người có thẩm quyền tổ chức. Quyết định họp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.
+ Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày ngắn gọn nội dung đề án, dự án, vấn đề nêu ra tại phiên họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn văn bản, tài liệu. biên bản cuộc họp không trình bày đầy đủ, chi tiết những vấn đề cần xử lý tại cuộc họp.
+ Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung vào nội dung cuộc họp, những vấn đề còn có ý kiến khác nhau để kiến nghị biện pháp xử lý.
+ Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng, cụ thể, thể hiện đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
– Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp:
Chủ tọa cuộc họp quyết định việc ghi biên bản, ghi âm, ghi hình cuộc họp. Đơn vị chủ trì cuộc họp có trách nhiệm ghi biên bản, ghi âm, ghi hình cuộc họp theo chỉ đạo. Việc lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình cuộc họp được thực hiện theo quy định.
Biên bản phải được ghi đầy đủ, chính xác nội dung, diễn biến cuộc họp, bao gồm các nội dung chủ yếu sau: Chủ toạ và danh sách những người dự họp có mặt tại cuộc họp; Trình tự, diễn biến, nội dung và các vấn đề trình bày, thảo luận tại kỳ họp; Các ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp; Kết quả biểu quyết (nếu có); Kết luận của chủ tọa cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.
+ Đối với các cuộc họp cần ra thông báo kết luận thì căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm phải có văn bản thông báo kết luận cuộc họp và gửi các cơ quan có liên quan. , các đơn vị, cá nhân có liên quan biết và thực hiện trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc cuộc họp.
Chuyên mục: Biễu mẫu
Nhớ để nguồn bài viết: Mẫu biên bản cuộc họp giao ban và hướng dẫn mới nhất 2023 của website thcstienhoa.edu.vn