Mẫu biên bản bàn giao tình trạng hồ sơ mới nhất năm 2023

Trong công việc, khi bàn giao cho người khác một vấn đề nào đó như tài sản, công việc, hồ sơ, hàng hóa… mà mình đang nắm giữ thì cần có biên bản bàn giao rõ ràng. Biên bản bàn giao sẽ ghi cụ thể các thông tin như bên bàn giao, bên nhận, nội dung bàn giao là gì…

1. Biên bản bàn giao hiện trạng hồ sơ là gì?

“Hồ sơ” là tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự kiện, đối tượng cụ thể hoặc những đặc điểm chung, được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng. chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

“Hồ sơ công việc” là tập hồ sơ, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng. chức năng, nhiệm vụ của cơ quan từ đầu đến cuối.

Biên bản bàn giao hiện trạng hồ sơ được sử dụng trong trường hợp có sự chuyển giao công việc và chuyển giao hồ sơ dẫn đến cần phải ghi lại sự chuyển tiếp, hiện trạng, tiến độ của một công việc, hoạt động. chắc chắn. Biên bản bao gồm các thông tin về thời gian, địa điểm bàn giao, thông tin về bên bàn giao, bên nhận hồ sơ, người làm chứng và thông tin về hồ sơ bàn giao.

Biên bản bàn giao hiện trạng hồ sơ được sử dụng trong trường hợp có sự chuyển giao công việc và chuyển giao hồ sơ dẫn đến cần phải ghi lại sự chuyển tiếp, hiện trạng, tiến độ của một công việc, hoạt động. chắc chắn. Biên bản là văn bản pháp lý, là cơ sở để giải quyết các vấn đề phát sinh sau này.

2. Mẫu biên bản bàn giao hiện trạng hồ sơ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

độc lập-Tự do-Hạnh phúc

————

….……….., ngày tháng năm…

BIÊN BẢN XỬ LÝ VĂN BẢN

Hôm nay là vào hồi………….giờ, ngày……tháng…………….

Chúng tôi gồm có:

Bên bàn giao:

Tên:… Chức vụ:…

Địa chỉ:… Số điện thoại:……

2, Bên nhận hồ sơ:

Họ tên:…… Chức vụ:…

Địa chỉ:…… Điện thoại:……

Nhân chứng:

Họ và tên:…… Nghề nghiệp/chức vụ:…

Địa chỉ:…… Điện thoại:……

Vui lòng tiếp tục xác nhận những điều sau:

Tên hồ sơ:……

Thời gian, địa điểm giao nhận hồ sơ:……

Xem thêm bài viết hay:  Mẫu đơn xin ly hôn tại Long An [Ly hôn nhanh tại Long An]

Hồ sơ bao gồm (1):

……

Biên bản kết thúc vào hồi……giờ, ngày…….tháng…….năm………….

Biên bản có sự chứng kiến, thống nhất và xác nhận của tất cả những người tham gia.

BÊN GIAO HÀNG

(Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN NHẬN HỒ SƠ

(Ký và ghi rõ họ tên)

NHÂN CHỨNG

(Ký và ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn soạn thảo Biên bản bàn giao hiện trạng hồ sơ:

Biên bản bàn giao hiện trạng hồ sơ là văn bản hành chính nên khi viết, cá nhân phải trình bày khoa học, rõ ràng, đầy đủ nội dung tiêu ngữ, tiêu ngữ.

Bạn điền đầy đủ thông tin người bàn giao, người nhận và người làm chứng

(1) Tình trạng hồ sơ ghi rõ họ tên, số……

Đối tượng kiểm tra ký vào cuối văn bản.

4. Quy định pháp luật liên quan đến hồ sơ công việc:

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức)

Đầu tiên, Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) trong thời hạn quy định tại khoản 2 Điều này. Trường hợp cần lưu giữ hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải thông báo bằng văn bản vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan. , tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) nhưng thời hạn lưu trữ không quá 02 năm;

Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cho người kế nhiệm, không được lưu hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức đó. cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) thành văn bản riêng hoặc mang đến cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức). khác.

Thứ hai, Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu

– Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày hoàn thành công việc;

– Sau 03 tháng kể từ ngày quyết toán công trình đối với hồ sơ XDCB;

Thứ ba, thủ tục giao hàng

Khi bàn giao hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) và bên giao tài liệu lưu mỗi loại 01 bản.

Xem thêm bài viết hay:  Mẫu đơn đề nghị miễn trừ áp dụng biện pháp phòng vệ thương mại mới nhất

Về trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức)

Đầu tiên, Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức)

Hàng năm, lãnh đạo cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức); chỉ đạo việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

Thứ hai, Trách nhiệm của Chánh văn phòng

– Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đối với đơn. cấp dưới;

– Tổ chức lập biên bản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.

Thứ ba, Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ các nhiệm vụ được giao để theo dõi, giải quyết;

Nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời gian, thủ tục quy định.

Thứ Tư, Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) theo đúng quy định của Nhà nước.

Về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm, công chức Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu hết giá trị nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, cụ thể:

Thứ nhất, Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

Thứ hai, Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định các loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

Xem thêm bài viết hay:  Mẫu giấy ủy quyền làm sổ đỏ, xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Thứ ba, hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

Thứ tư, Chuẩn bị kho bãi, phương tiện lưu trữ để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

Thứ năm, tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra, đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

Về Bảo quản tài liệu lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu chưa nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải bảo đảm an toàn cho các hồ sơ, tài liệu này. hồ sơ, tài liệu.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (ghi tên cơ quan, tổ chức) và bảo quản tập trung tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức (ghi tên cơ quan, tổ chức). ). tên cơ quan, tổ chức). Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để đảm bảo an toàn tài liệu.

Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho bảo quản đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai, chống gian lận, bảo mật tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

Cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm: sắp xếp, bố trí khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu tồn kho được để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để thuận tiện cho việc thống kê, kiểm tra, tra cứu; Thường xuyên kiểm tra tình trạng tài liệu trong kho để nắm rõ số lượng, chất lượng tài liệu.

Chuyên mục: Biễu mẫu

Nhớ để nguồn bài viết: Mẫu biên bản bàn giao tình trạng hồ sơ mới nhất năm 2023 của website thcstienhoa.edu.vn

Viết một bình luận