Bản mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng là tài liệu quy định chi tiết nhiệm vụ và trách nhiệm của một nhân viên hành chính văn phòng. Dưới đây là mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng, mời bạn đọc cùng tham khảo.
1. Mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì?
Bản mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng là tài liệu quy định chi tiết nhiệm vụ và trách nhiệm của một nhân viên hành chính văn phòng. Tài liệu này giúp các nhân viên hành chính văn phòng hiểu rõ hơn về công việc của mình, các quy trình, quy định của công ty cũng như các tiêu chuẩn chất lượng và năng suất cần thiết trong công việc hàng ngày.
Bản mô tả công việc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Quản lý sử dụng tài liệu này để đánh giá công việc của nhân viên, cung cấp phản hồi và đề xuất cải tiến hiệu suất.
– Nếu bạn là nhân viên hành chính văn phòng thì đây là tài liệu rất hữu ích để bạn nắm rõ các công việc hàng ngày, quy trình, quy định và tiêu chuẩn chất lượng, năng suất. yêu cầu trong công việc của họ. Nếu bạn đang chuẩn bị cho vị trí nhân viên hành chính văn phòng, tài liệu này cũng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của một nhân viên hành chính văn phòng.
xem thêm: Thư ký là gì? Mẫu mô tả công việc cho vị trí Thư ký Giám đốc?
2. Mẫu bản mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo các tiêu chí sau:
2.1. Trách nhiệm:
Nhân viên hành chính văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối, giám sát và thực hiện các hoạt động hành chính trong công ty. Cụ thể, nhiệm vụ của nhân viên hành chính văn phòng bao gồm quản lý lễ tân, lễ tân, lễ tân, lễ tân cho công ty. Đồng thời, người lao động cũng phải sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho nhân viên, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, quản lý và thực hiện kế hoạch.
2.2. Mô tả công việc:
Nhân viên hành chính văn phòng có nhiều công việc quan trọng, bao gồm nhận điện thoại, fax, phụ trách văn bản đi, đến, quản lý hồ sơ, công văn, hợp đồng văn bản cung cấp dịch vụ. dịch vụ. Ngoài ra, nhân viên phải chuẩn bị các biểu mẫu, văn bản hành chính theo yêu cầu của cấp trên, quản lý và trang bị văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng cho công ty, lập kế hoạch, theo dõi và bảo trì các thiết bị điện tử như máy tính, máy in, máy photocopy. Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng còn phải thực hiện các công việc khác liên quan đến văn phòng theo yêu cầu của cấp trên. Điều này đòi hỏi nhân viên phải có khả năng đa nhiệm và quản lý công việc tốt.
2.3. Lời yêu cầu:
Để trở thành một nhân viên quản trị văn phòng giỏi, bạn cần phải tốt nghiệp Cao đẳng chính quy trở lên và ưu tiên đã có kinh nghiệm ở các vị trí liên quan đến lĩnh vực Hành chính, Văn phòng. Ngoài ra, nhân viên phải có tác phong làm việc nhanh nhẹn, trung thực, trách nhiệm, có tinh thần tự giác, chủ động trong công việc, giao tiếp tốt và có kỹ năng tin học văn phòng tốt. Nếu muốn được đánh giá cao, bạn cần phải có khả năng quản lý thời gian tốt, khả năng đưa ra quyết định chính xác và khả năng làm việc độc lập cũng như theo nhóm. Đây là những kỹ năng quan trọng giúp bạn thành công và phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này.
xem thêm: Mô tả công việc là gì? Làm thế nào để xây dựng bản mô tả công việc?
3. Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo vị trí công việc:
Mẫu bản mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng theo vị trí việc làm có thể bao gồm các công việc sau:
3.1. Công việc văn thư:
– Tiếp nhận các công văn, giấy tờ công ty gửi đến và chuyển cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng các bên liên quan được thông báo và các vấn đề được giải quyết một cách chính xác và kịp thời.
– Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, tài liệu ra ngoài Công ty. Điều quan trọng nữa là đảm bảo rằng thông tin được gửi đến đúng địa chỉ và kịp thời.
– Sắp xếp, lưu trữ toàn bộ hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng và các tài liệu liên quan. Quản lý thông tin là công việc quan trọng đối với bất kỳ công ty nào, đảm bảo thông tin được lưu trữ và sắp xếp hiệu quả.
– Nhận các báo cáo lao động của Cán bộ Công ty (xin về muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…). Điều này giúp quản lý nhân viên của công ty dễ dàng hơn và đảm bảo rằng các bên liên quan được cập nhật về hiệu suất của nhân viên.
– Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn và các bên liên quan được thông báo kịp thời.
– Theo dõi các chế độ BHYT, BHXH cho nhân viên công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty được bảo vệ và an toàn khi làm việc.
– Sắp xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được phân phối hiệu quả và các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập.
3.2. Công tác lễ tân:
– Nghe và tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng liên hệ với Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc gọi của khách hàng được trả lời và giải quyết một cách chính xác và kịp thời.
– Hỗ trợ BGĐ tiếp khách tại Công ty. Điều này giúp đảm bảo các cuộc họp, hội họp của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Hỗ trợ họp nội bộ Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc họp được tổ chức trôi chảy và hiệu quả.
– Tổ chức và thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các sự kiện của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
3.3. Hỗ trợ dự án:
– Hỗ trợ team in ấn và đóng gói dự án, lấy chữ ký của các thành viên trong và ngoài công ty tham gia đấu thầu dự án. Hỗ trợ các nhóm dự án là một phần quan trọng của hỗ trợ dự án.
– Hỗ trợ đi công tác thực tế tại các tỉnh (đặt phương tiện đi lại, khách sạn, vé máy bay, thủ tục visa khi cần thiết…). Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty có thể làm việc hiệu quả trong khi đi công tác.
– Chuẩn bị trang thiết bị, văn phòng phẩm cho đoàn thực địa (máy ghi âm, máy ảnh, điện thoại, fast connect..). Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để thực hiện công việc.
– Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác địa phương (giấy đi đường, các mẫu chứng từ…). Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty có tất cả các thủ tục giấy tờ cần thiết để thực hiện công việc của họ.
– Sắp xếp in ấn, sao chụp tài liệu khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được phân phối hiệu quả và các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập.
3.4. Quản lý tài sản, trang thiết bị:
– Lập kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý tài sản, trang thiết bị trong văn phòng. Điều này giúp đảm bảo rằng tài sản và thiết bị của công ty được quản lý và sử dụng hiệu quả.
– Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư thông dụng tại Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty có tất cả các nguồn cung cấp họ cần để thực hiện công việc của họ.
– Quản lý, vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được lưu trữ và quản lý hiệu quả.
3.5. Các công việc hành chính khác:
– Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…). Điều này giúp đảm bảo các cuộc họp, hội họp của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, cà phê…) cho văn phòng công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty luôn được cung cấp những thứ cần thiết để làm việc.
– Tổ chức sinh nhật cho các thành viên trong công ty trong tháng. Điều này giúp đảm bảo rằng các thành viên của công ty được tôn vinh và có thể tương tác với nhau.
– Hậu cần cho các sự kiện của Công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng các sự kiện của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Hỗ trợ khách hàng về các dịch vụ của công ty, giải đáp các thắc mắc liên quan đến dịch vụ. Điều này giúp đảm bảo rằng khách hàng được phục vụ chu đáo và có trải nghiệm tốt với công ty.
– Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu cần thiết cho các cuộc họp, hội họp của Công ty. Điều này giúp đảm bảo các cuộc họp, hội họp của công ty được tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
– Quản lý, cập nhật danh sách khách hàng, đối tác của công ty. Điều này giúp đảm bảo thông tin khách hàng và đối tác được lưu trữ và sắp xếp hiệu quả.
Trả lời các câu hỏi của nhân viên về các chính sách và thủ tục của công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên của công ty được cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về các chính sách và thủ tục của công ty.
– Lên kế hoạch và hỗ trợ các hoạt động team building của công ty. Điều này giúp đảm bảo nhân viên của công ty có một môi trường làm việc tích cực và thân thiện.
– Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty khi cần. Điều này giúp đảm bảo rằng công ty hoạt động trơn tru và hiệu quả.
Chuyên mục: Bạn cần biết
Nhớ để nguồn bài viết: Mẫu bảng mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng của website thcstienhoa.edu.vn