Các hàm cơ bản trong Excel giúp bạn thực hiện các phép tính, xử lý số liệu trong quá trình học tập và làm việc. Sử dụng và thành thạo các thao tác sử dụng các hàm trong Excel giúp cho việc tính toán trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn những hàm Excel cơ bản nhất và hướng dẫn bạn sử dụng các hàm đó sao cho hiệu quả nhất.
1. Hàm trong Excel là gì?
Hàm trong Excel được hiểu là những công thức, phép tính được xây dựng sẵn (lập trình sẵn) và có tên gọi riêng. Khi gọi tên hàm và nhập các công thức, hàm sẽ tự động tính toán kết quả.
Các hàm trong Excel còn được gọi là Công thức.
Công dụng của hàm về cơ bản là chuyển đổi phép tính từ tiếng Việt sang ngôn ngữ của Excel. Để có được kết quả chính xác, đôi khi bạn phải thực hiện cùng lúc nhiều phép tính cho nhiều hàm nên người ta gọi đó là phương pháp lồng nhau khi sử dụng Excel.
2. Các hàm logic trong excel:
2.1. Hàm tổng:
Hàm SUM được sử dụng để tính tổng tất cả các số trong một phạm vi ô. Tức là SUM có nhiệm vụ tính tổng giá trị của số hoặc dãy số trong ô muốn tính.
Cú pháp:
=SUM(Số 1, Số 2, Số 3)
Với:
Số 1, Số 2, Số 3: là giá trị của số hạng cần tính tổng
Kết quả của hàm SUM là tổng của giá trị được chọn.
Ví dụ: =SUM(20,40,60) có nghĩa là cộng các số hạng lại với nhau và cho kết quả là 120. tổng các giá trị
2.2. Chức năng TỐI THIỂU/TỐI ĐA:
Hàm MIN/MAX được sử dụng để tìm giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong một dải dữ liệu hoặc trong toàn bộ trang tính.
Cú pháp:
=MIN (Số 1, Số 2, …)
Với:
Số 1, Số 2: Giá trị cần xác định
Kết quả trả về giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu
Ví dụ: Giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu của ví dụ trên, ta có công thức =MIN(A 2:C 5) và nhận được kết quả 25 là giá trị nhỏ nhất cần tìm.
Tìm giá trị nhỏ nhất trong bảng dữ liệu
Cú pháp:
=MAX(Số 1, Số 2, …)
Với:
Số 1, Số 2: tổng giá trị cần tìm
Kết quả trả về giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu
Ví dụ: Tìm giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu của ví dụ trên, ta có công thức =MAX(A 2:C 5), kết quả là 89 là giá trị lớn nhất cần tìm.
Tìm giá trị lớn nhất trong phạm vi dữ liệu
2.3. Hàm COUNT/COUNTA:
Hàm COUNT dùng để đếm số ô chứa số trong dãy dữ liệu.
Cú pháp:
=COUNT(Giá trị 1, …)
Với:
Giá trị1, . .. : Tham chiếu đến ô hoặc phạm vi bạn muốn đếm
Ví dụ: Tìm số có giá trị trong ô của vùng dữ liệu là số, ta có công thức cho ví dụ này là =COUNT(A 2:C 5). Kết quả thu được là tổng số ô có chứa số.
Đếm các giá trị là số trong vùng dữ liệu
– Hàm COUNTA dùng để đếm số ô không trống trong một dải dữ liệu nào đó.
Cú pháp:
=COUNTA(Giá trị 1,…)
Với:
Giá trị1, . .. : Là ô cần đếm hay vùng cần đếm. Số ô tối đa có thể đếm là 255 (đối với Excel 2007 trở về sau) và tối đa 30 (đối với Excel 2003 trở về trước).
Ví dụ: Đếm số ký tự số trong bảng dưới đây, ta có công thức =COUNTA(A 2:C 5) . Kết quả là số ô chứa ký tự hoặc số.
Đếm số ô không trống trong một phạm vi dữ liệu
2.4 Lẻ/Chẵn . Chức năng
– Hàm ODD là hàm trả về số được làm tròn thành số nguyên lẻ gần nhất.
Cú pháp:
=ODD (Số)
Với
Number: Bắt buộc, là giá trị cần làm tròn
Ví dụ: Làm tròn số 4,6 đến số nguyên lẻ gần nhất cho kết quả là 5.
Trả về số nguyên lẻ gần nhất
– Hàm EVEN là hàm trả về số được làm tròn thành số nguyên chẵn gần nhất.
Cú pháp:
=BẢN (Số)
Với:
Number: Bắt buộc, là giá trị cần làm tròn
Ví dụ: Làm tròn 53,4 đến số nguyên chẵn gần nhất cho kết quả là 54.
Làm tròn đến số nguyên chẵn gần nhất
2.5 Hàm TRUNG BÌNH
Hàm AVERAGE dùng để tính trung bình cộng của một dãy số trong một trang tính.
Cú pháp:
=AVERAGE(số 1, số 2, …)
Với: number1 (Bắt buộc): Số đầu tiên, tham chiếu ô mở rộng hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình. số 2, . .. (Tùy chọn): Mỗi số bổ sung, tham chiếu ô hoặc phạm vi mở rộng mà bạn muốn tính trung bình, tối đa là 255.
Ví dụ: Tính lương trung bình theo công thức bên dưới, ta có công thức =AVERAGE(C 3 : C 8) và lấy kết quả là giá trị trung bình của 6 tháng lương.
Giá trị trung bình của vùng dữ liệu:
3. Hàm điều kiện logic:
3.1. Hàm COUNTIF:
Hàm COUNTIF dùng để đếm các ô thỏa mãn điều kiện trong một vùng dữ liệu đã chọn.
Cú pháp:
=COUNTIF(phạm vi, tiêu chí)
Với: range: Vùng dữ liệu cần đếm. criteria: Điều kiện để đếm.
Ví dụ: Có danh sách mặt hàng và số lượng trong kho ở hình bên dưới.
Để kiểm tra xem có bao nhiêu mặt hàng trên 150 sản phẩm, hãy nhập công thức:
=COUNTIF(C 2: C 11, “> 150”)
Kết quả trả về cho thấy trong kho có tổng cộng 8 mặt hàng trên 150 sản phẩm.
Ví dụ về hàm COUNTIF
3.2. hàm NẾU:
Hàm IF được sử dụng để xác định xem dữ liệu có đáp ứng các điều kiện do người dùng chỉ định hay không và trả về kết quả theo hàm logic true hoặc false.
Cú pháp:
=IF (Kiểm tra logic; Giá trị nếu đúng; Giá trị nếu sai)
Với:
Kiểm tra logic: Điều kiện.
Giá trị nếu đánh dấu: Trả về giá trị nếu điều kiện được đáp ứng
Giá trị nếu sai: Trả về giá trị nếu điều kiện không được đáp ứng.
Lưu ý: Các ô Value if true và Value if false được để trống, nếu thỏa mãn điều kiện thì giá trị trả về sẽ là 0 và không thỏa mãn điều kiện thì giá trị trả về sẽ là FALSE.
Ví dụ: Xét một sinh viên thi đậu môn học với điều kiện:
– Điểm từ 7 trở lên: Đạt
– Điểm dưới 7: Không đạt
Tại ô D2 ta có công thức: =IF(C 2 >= 7, “Pass”, “Fail”), ta được kết quả như hình bên dưới.
4. Các chức năng được sử dụng trong văn bản:
4.1. Chức năng TRÁI/PHẢI/GIỮA:
– Hàm LEFT dùng để cắt chuỗi ký tự bên trong chuỗi văn bản do người dùng chọn.
Cú pháp:
=LEFT(văn bản, [num chars] )
Với:
text: Chuỗi văn bản chứa ký tự muốn trích xuất
num ký tự: Là số ký tự mà hàm LEFT trích xuất
Ví dụ về TRÁI. chức năng
– Hàm RIGHT dùng để tách một dãy ký tự từ trái sang phải thành một dãy ký tự do người dùng chọn.
Cú pháp:
=RIGHT(văn bản, [num chars] )
Với:
text: Chuỗi văn bản chứa ký tự muốn trích xuất
num chars: Là số ký tự mà hàm RIGHT trích xuất
Ví dụ: Trong bảng bên dưới, sử dụng hàm RIGHT để tìm 7 ký tự cuối cùng trong ô B 2. Nhập công thức =RIGHT(B 3,7) , nhấn Enter sẽ được kết quả như hình.
PHẢI . ví dụ chức năng
– Hàm MID trả về một số ký tự được chỉ định từ một chuỗi văn bản, bắt đầu từ vị trí bạn chọn và dựa trên số ký tự bạn chọn.
Cú pháp:
=MID(văn bản, số bắt đầu, số ký tự)
Với:
text: Chuỗi văn bản chứa các ký tự bạn muốn trích xuất.
start num: Vị trí ký tự đầu tiên muốn trích xuất trong văn bản
num ký tự: Cần thiết cho mid. Chỉ định các ký tự mà bạn muốn hàm MID trả về từ văn bản.
Ví dụ: Trong bảng bên dưới, hãy sử dụng hàm MID để tìm 7 ký tự trong ô B2 từ vị trí thứ 3. Nhập công thức =LEFT(B 3,3,7) , nhấn Enter để được kết quả “A”
Ví dụ sử dụng MID . chức năng
4.2. LEN chức năng:
Hàm LEN dùng để đếm các ký tự trong một chuỗi hoặc một ô chứa chuỗi ký tự và bao gồm cả khoảng trắng.
Cú pháp:
=LEN (chuỗi ký tự)
hoặc
=LEN (ô chứa chuỗi)
4.3. Hàm CONCAT:
Hàm CONCAT dùng để nối hai hay nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi văn bản.
Cú pháp:
=IF (Kiểm tra logic; Giá trị nếu đúng; Giá trị nếu sai)
Với:
Kiểm tra logic: Điều kiện.
Kiểm tra giá trị nếu: Trả về giá trị nếu điều kiện được đáp ứng
Giá trị nếu sai: Trả về giá trị nếu điều kiện không được đáp ứng.
Lưu ý: Các ô Value if true và Value if false được để trống, nếu thỏa mãn điều kiện thì giá trị trả về sẽ là 0 và không thỏa mãn điều kiện thì giá trị trả về sẽ là FALSE.
5. Chức năng ngày giờ:
Hàm ngày giờ (nhóm Date & Time): Các hàm chuyên xử lý dữ liệu ngày giờ: NGÀY, GIỜ, NGÀY, THÁNG, NĂM, GIỜ, PHÚT. .. hoặc xác định các mốc thời gian cuối tháng (EOMONTH) và khoảng thời gian (DATEDIF). ..
Hàm thống kê (Math & Trig): Bao gồm các hàm tính toán cơ bản trong toán học như SIN, COS, LOG. .. các hàm cộng (PRODUCT, SUMPRODUCT), chia (MOD, QUOTIENT), làm tròn (ROUND, FLOOR…)
Hàm Tìm Kiếm Và Tham Khảo (Lookup & Reference): Bao gồm các hàm Excel tìm kiếm kết quả dựa trên một tín hiệu: VLOOKUP, LOOKUP, INDEX, MATCH, ROW, COLUMN, ADDRESS. ..
Khó có thể gọi tên hết các hàm Excel và cũng không chỉ rõ cách sử dụng của một hàm, bởi trong các trường hợp khác nhau có thể cùng một hàm nhưng cách sử dụng sẽ khác nhau. Trên đây là các hàm cơ bản thường được sử dụng trong Excel.
Chuyên mục: Bạn cần biết
Nhớ để nguồn bài viết: Các hàm thông dụng trong Excel và hướng dẫn cách sử dụng của website thcstienhoa.edu.vn