Biên bản cuộc họp là tài liệu ghi lại diễn biến của một cuộc họp. Tại đó, các thông tin liên quan đến nội dung cuộc họp và thành phần tham dự cũng được trình bày rõ ràng, đầy đủ. Biên bản cuộc họp là gì? Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn?
1. Biên bản cuộc họp là gì?
– Biên bản cuộc họp được hiểu là văn bản ghi lại thông tin, nội dung của bất kỳ cuộc họp nào. Trong biên bản, người lập sẽ cập nhật các thông tin liên quan đến các vấn đề được đề cập trong cuộc họp. Về cơ bản, tài liệu này thường là sự tổng hợp của nhiều thông tin và ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Thông thường, khi kết thúc cuộc họp, mọi người tham dự sẽ ký xác nhận và cam kết những điều đã trình bày hoặc thống nhất trong cuộc họp đó.
– Về bản chất, mỗi cuộc họp được tổ chức ở bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng nhằm giải quyết một vấn đề nhất định. Ví dụ: Thay đổi nội quy cơ quan, công ty, tuyển dụng, ra quyết định sa thải nhân viên, lấy ý kiến về hoạt động chung của cơ quan, đơn vị,… Khi họp thì cá nhân đó chịu trách nhiệm. trách nhiệm liên quan sẽ phải thực hiện nghĩa vụ lập biên bản cuộc họp. Nói cách khác, đây là hoạt động bắt buộc mà cơ quan, tổ chức phải thực hiện khi tổ chức bất kỳ cuộc họp nào.
Biên bản cuộc họp là một khái niệm quen thuộc, gắn liền với các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp trong và ngoài Nhà nước. Với bất kỳ cuộc họp nào, biên bản cuộc họp cũng được đề cập và sử dụng. Ở một số cơ quan, đơn vị, biên bản cuộc họp là văn bản pháp lý mà mỗi cuộc họp cần phải lưu giữ.
Nội dung biên bản cuộc họp thường có các thông tin sau:
+ Quốc huy, khẩu hiệu.
+ Tên cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp kèm theo số biên bản và tên biên bản.
+ Địa điểm, ngày… tháng… năm… giờ… lập biên bản.
+ Đối tượng tham gia cuộc họp.
+ Họ tên người chủ trì cuộc họp và họ tên thư ký.
+ Nội dung và các mục chính diễn ra trong cuộc họp.
Kết quả của cuộc họp.
+ Thời gian kết thúc cuộc họp
+ Chữ ký của các bên tham gia phiên họp.
xem thêm: Mẫu biên bản họp nội bộ công ty mới nhất 2023
2. Ý nghĩa biên bản cuộc họp:
Biên bản cuộc họp có vai trò và ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Như sau:
+ đầu tiên, Nó là một tài liệu ghi lại tiến trình của một cuộc họp. Mọi thông tin liên quan đến nội dung cuộc họp, thành phần tham dự, kết quả cuộc họp. Bản chất của các cuộc họp là để giải quyết mọi vấn đề. Những người tham gia thương lượng trong cuộc họp thường là những đối tượng có trách nhiệm, giữ những chức vụ cụ thể (nghĩa là không phải ai trong một đơn vị, tổ chức cũng có thể tham gia cuộc họp). Vì vậy, biên bản cuộc họp chính là “bằng chứng” ghi lại diễn biến của cuộc họp đó. Điều này phục vụ cho việc truyền tải thông tin, nội dung cuộc họp đến các đối tượng khác.
+ Thứ hai, Biên bản cuộc họp giúp duy trì và đảm bảo tính ổn định, công khai, minh bạch của cuộc họp. Bởi vì, biên bản sẽ ghi lại toàn bộ quá trình của một cuộc họp. Việc ghi âm sẽ đảm bảo tính chính xác. Đây là cơ sở căn bản nhất để cá nhân và các thành viên khác nắm bắt thông tin cuộc họp một cách đầy đủ và chính xác.
Ví dụ: Công ty TNHH Minh An đã họp sa thải nhân viên Nguyễn Văn B, do nhân viên này có hành vi trộm cắp gây thất thoát tài chính của công ty. Tại cuộc họp có ban giám đốc công ty, trưởng phòng nhân sự Nguyễn Văn B và thư ký cuộc họp. Tại cuộc họp, hội đồng đã thông qua kết luận miễn nhiệm đối với ông Nguyễn Văn B. Các căn cứ để miễn nhiệm cũng được hội đồng cung cấp đầy đủ. Thư ký cuộc họp là bà Phạm Thị N đã ghi chép đầy đủ diễn biến và nội dung cuộc họp. Sau khi cuộc họp kết thúc, biên bản cuộc họp được công bố. Đây là căn cứ, căn cứ kèm theo của thông báo sa thải người lao động của Công ty TNHH Minh An. Trong trường hợp này, biên bản cuộc họp cũng có giá trị pháp lý cao. Bởi đó là cơ sở để chứng minh việc sa thải người lao động của Công ty Minh An là đúng pháp luật. Trong trường hợp ông B muốn khởi kiện, khiếu nại thì biên bản cuộc họp là bằng chứng để công ty Minh An bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
+ Thứ ba, Biên bản cuộc họp là cơ sở pháp lý, giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia cuộc họp.
+ Thứ Tư, Biên bản cuộc họp giúp tạo nên một quy trình giải quyết mọi vấn đề của cơ quan, tổ chức một cách toàn diện, logic và ổn định. Biên bản cuộc họp sẽ được công khai. Điều này giúp các bên liên quan nắm bắt đầy đủ thông tin của cuộc họp đó. Điều này giúp đảm bảo giá trị và ý nghĩa của nội dung cuộc họp.
xem thêm: Mẫu biên bản họp song ngữ tiếng anh mới nhất
3. Mẫu biên bản cuộc họp:
CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
độc lập-Tự do-Hạnh phúc
………, ngày tháng năm ……
BIÊN BẢN HỌP
Về…
Hôm nay, hồi….. giờ…… ngày….. tháng….. năm…..
TRONG ………
Cuộc họp diễn ra với nội dung……
I. Đối tượng tham gia:
1. Chủ tọa: Ông/Bà…… Chức vụ:……
2. Thư ký: Ông/Bà…… Chức vụ:……
3. Các thành phần khác:
…………
II. Nội dung cuộc họp:
…………
III. Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu:……. Lá phiếu
– Số phiếu tán thành:……phiếu, chiếm tỷ lệ……%
– Số phiếu không tán thành:……phiếu, chiếm tỷ lệ……%
IV. Kết luận cuộc họp:
……
Cuộc họp kết thúc hồi……giờ……ngày…. tháng ….. năm……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và ký tên.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký.
THƯ KÝ
(Ký, ghi rõ họ tên)
CHỦ TỊCH
(Ký, ghi rõ họ tên)
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC
(Ký, ghi rõ họ tên)
4. Cách viết biên bản họp chuẩn:
Biên bản cuộc họp là tài liệu đính kèm với bất kỳ cuộc họp nào. Tại đó, các cá nhân, tổ chức sẽ cập nhật các thông tin, nội dung liên quan trong cuộc họp. Do có vai trò và ý nghĩa đặc biệt quan trọng nên khi soạn thảo văn bản cuộc họp, cá nhân chịu trách nhiệm cần lưu ý một số vấn đề sau:
Biên bản cuộc họp phải đảm bảo đầy đủ nội dung (kết cấu) theo quy định chung. Những nội dung này là khuôn mẫu thống nhất mà biên bản cuộc họp không thể thiếu. Vì chỉ khi đảm bảo những nội dung này thì thông tin của cuộc họp mới được cập nhật chính xác. Đồng thời, đây cũng là nền tảng giúp đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ, tránh bỏ sót.
– Khi ghi biên bản cuộc họp, người viết phải đảm bảo cập nhật đầy đủ, chính xác nội dung cuộc họp, không bỏ sót. Bởi vì, ý nghĩa và vai trò chung nhất của biên bản cuộc họp là ghi lại diễn biến và nội dung của bất kỳ cuộc họp nào. Nếu thông tin của cuộc họp không được cung cấp một cách thấu đáo và toàn diện thì không đảm bảo được vai trò và ý nghĩa này.
– Lập biên bản cuộc họp, người lập không được ghi thêm nội dung, thông tin không đúng với thực tế.
– Khi viết biên bản cuộc họp, người lập cần viết theo mẫu có sẵn. Mẫu cuộc họp này giúp tạo ra một hình thức hợp lý và mạch lạc cho biên bản cuộc họp. Đồng thời giúp trình bày thông tin chính xác hơn. Viết theo mẫu có sẵn, người lập biên bản chỉ cần trình bày thông tin theo bố cục chung nhất. Đây cũng là cơ sở để làm hồ sơ dễ dàng hơn.
– Khi lập biên bản cuộc họp, người lập biên bản chỉ cần ghi nhớ các thông tin của cuộc họp, tránh viết lan man gây khó hiểu cho người đọc. Việc đặt đúng trọng tâm này cũng đảm bảo rằng bản chất của biên bản cuộc họp là ghi lại một cách tóm tắt và đầy đủ thông tin của một cuộc họp. Phần tóm tắt này đủ để người đọc nắm bắt đầy đủ thông tin.
Biên bản cuộc họp phải có đầy đủ chữ ký của những người dự họp. Chữ ký này có tính xác thực cao, giúp người tham gia xác nhận những thông tin và nội dung cung cấp trong biên bản cuộc họp là hoàn toàn đúng sự thật theo tình hình thực tế. Việc ký tên này giúp cho các cá nhân, chủ thể khác khi xem lại biên bản cuộc họp sẽ yên tâm vì những thông tin cung cấp trong biên bản là cụ thể và chính xác.
Trên đây là những vấn đề mà người lập biên bản cần lưu ý khi lập biên bản cuộc họp.
Chuyên mục: Bạn cần biết
Nhớ để nguồn bài viết: Biên bản cuộc họp là gì? Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn? của website thcstienhoa.edu.vn